Die Plattform kann unter anderem PDF-Dokumente, Produktkataloge, technische Datenblätter, Preislisten, Excel-Tabellen und gescannte Unterlagen verarbeiten. Die genaue Konfiguration richtet sich nach den vorhandenen Dokumenten und Informationsquellen.
Produzierendes Gewerbe & E-Commerce
Vom verteilten Dokumentenwissen zur zentralen KI-Plattform: Wie ein Hersteller vier Abteilungen auf dieselbe Wissensbasis brachte
Ein norddeutscher Hersteller machte sein Produkt- und Unternehmenswissen für Vertrieb, Kundenservice, Rechnungswesen und Controlling zentral zugänglich. Mitarbeiter erhalten heute innerhalb weniger Sekunden Antworten auf Basis der aktuellen Unternehmensdokumente.
Projektlaufzeit:3 WochenUmsetzungsdauer:2 WochenAbgeschlossen10-50 MitarbeiterDeutschland, SchwarzenbekDSGVO-konform
4 Abteilungen
greifen auf dieselbe Wissensbasis zu
1
Zentrale Plattform
Wenige Sekunden
bis zur gesuchten Information
durch die Verarbeitung neuer und geänderter Dokumente
Aut. Akt.
Executive Summary
Problem
Produktkataloge, technische Datenblätter, Preislisten und betriebswirtschaftliche Unterlagen waren über unterschiedliche Dateien und Ordner verteilt. Mitarbeiter mussten Informationen wiederholt suchen oder bei Kollegen erfragen. Gleichzeitig konnten sensible Unternehmens- und Kundendaten nicht ohne Weiteres über öffentliche KI-Dienste verarbeitet werden.
Lösung
DACH AI Solutions entwickelte eine DSGVO-konforme KI-Wissensplattform auf einer kontrollierten Infrastruktur. Neue und aktualisierte Dokumente werden automatisch verarbeitet und in eine zentrale Wissensbasis übernommen. Berechtigte Mitarbeiter können anschließend per Chat in natürlicher Sprache auf die enthaltenen Informationen zugreifen.
Ergebnis
Vertrieb, Kundenservice, Rechnungswesen und Controlling arbeiten heute mit derselben aktuellen Wissensbasis. Anstatt Ordner, Tabellen und Dokumentversionen manuell zu durchsuchen, erhalten Mitarbeiter innerhalb weniger Sekunden eine Antwort mit Bezug zu den zugrunde liegenden Unternehmensdokumenten.
Erkenntnisse aus dem Projekt
Eine Unternehmens-KI ist nur so hilfreich wie das Wissen, auf das sie zuverlässig zugreifen kann.
Der entscheidende Schritt bestand deshalb nicht allein darin, eine Chat-Oberfläche bereitzustellen. Zunächst mussten unterschiedliche Dokumenttypen automatisch in für KI verständliche Datensätze verarbeitet und strukturiert werden. Dazu musste ein Prozess eingeführt werden, der die Mitarbeiter einbezieht und sicherstellt, dass die Dokumente dauerhaft aktuell gehalten werden.
Das Projekt zeigt außerdem, dass sich eine zentrale Wissensbasis nicht auf die Dokumentensuche beschränkt. Sobald Unternehmenswissen strukturiert verfügbar ist, kann dieselbe Grundlage auch für weitere KI-Assistenten, Analysen und Automatisierungen genutzt werden.
Datenschutz muss dabei kein Ausschlusskriterium für den Einsatz von KI sein. Entscheidend ist eine Architektur, bei der das Unternehmen die Kontrolle über Dokumente, Zugriffsrechte und Datenverarbeitung behält.
Ausgangssituation
Der norddeutsche Hersteller verwaltet umfangreiches Produkt- und Unternehmenswissen.
Dazu gehören unter anderem:
- Produktkataloge,
- technische Datenblätter,
- Preislisten,
- Montage- und Produktinformationen,
- Tabellen,
- betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Diese Informationen wurden regelmäßig von Vertrieb, Kundenservice, Rechnungswesen und Controlling benötigt. Sie lagen jedoch über unterschiedliche Dateien, Ordner und Dokumentversionen verteilt.
Mitarbeiter mussten deshalb wiederholt nach Informationen suchen oder Kollegen fragen, welche Datei den aktuellen Stand enthielt.
Gleichzeitig wollte das Unternehmen KI im Arbeitsalltag einsetzen, ohne sensible Unternehmens- und Kundendaten unkontrolliert an öffentliche KI-Dienste zu übermitteln.
Technischer Einsatz
n8nNextcloudMistral OCRCohereAzure OpenAIPostgreSQLOpenWebUI
Prozessablauf
- 1
Dokumente zentral ablegen
Neue und aktualisierte Unternehmensdokumente werden weiterhin in der bestehenden zentralen Dokumentenablage gespeichert.
- 2
Änderungen automatisch erkennen
Die Plattform erkennt neue, geänderte oder entfernte Dateien und startet automatisch die entsprechende Verarbeitung.
- 3
Inhalte aufbereiten
Produktkataloge, PDFs, Tabellen, Preislisten und gescannte Dokumente werden ausgelesen und strukturiert für die Wissensbasis aufbereitet.
- 4
Wissen zentral verfügbar machen
Die verarbeiteten Inhalte werden mit dem bestehenden Unternehmenswissen verknüpft und in die zentrale Wissensbasis übernommen.
- 5
Fragen per Chat beantworten
Berechtigte Mitarbeiter stellen ihre Fragen in natürlicher Sprache. Der KI-Assistent identifiziert die relevanten Informationen und erstellt eine Antwort auf Basis der hinterlegten Dokumente.
Ergebnisse
Vor der Einführung der Plattform war Unternehmenswissen über verschiedene Dokumente und Ordner verteilt.
Mitarbeiter mussten Produktinformationen, technische Spezifikationen, Preislisten oder betriebswirtschaftliche Kennzahlen manuell suchen. Bei mehreren Dokumentversionen war zudem nicht immer unmittelbar erkennbar, welche Information aktuell gültig war.
Heute werden relevante Unternehmensdokumente automatisch verarbeitet und über einen zentralen KI-Assistenten zugänglich gemacht.
Vertrieb, Kundenservice, Rechnungswesen und Controlling können Informationen in natürlicher Sprache abrufen und greifen dabei auf dieselbe Wissensbasis zu.
Neue oder geänderte Dokumente werden automatisch berücksichtigt. Dadurch bleibt der Informationsstand aktuell, ohne dass die Wissensdatenbank nach jeder Änderung manuell neu gepflegt werden muss.
Geschäftlicher Mehrwert
Der Vertrieb kann Produktunterschiede, Zubehörinformationen und aktuelle Preisangaben schneller abrufen. Dadurch lassen sich Kundenfragen und Angebotsanfragen ohne langwierige Dokumentensuche bearbeiten.
Der Kundenservice erhält direkten Zugriff auf technische Daten, Montagehinweise und Produktinformationen. Wiederkehrende Kundenanfragen können dadurch schneller und konsistenter beantwortet werden.
Rechnungswesen und Controlling können Preislisten, Zahlungsbedingungen und betriebswirtschaftliche Unterlagen gezielter durchsuchen und für interne Auswertungen nutzen.
Der zentrale geschäftliche Mehrwert liegt damit in schnelleren Informationsflüssen und einem geringeren Abstimmungsaufwand zwischen den Abteilungen.
Qualitativer Mehrwert
Unternehmenswissen ist nicht länger ausschließlich an einzelne Mitarbeiter, Ordnerstrukturen oder manuelle Suchprozesse gebunden.
Alle berechtigten Abteilungen greifen auf dieselben Dokumente und damit auf eine konsistentere Informationsgrundlage zu.
Durch die automatische Verarbeitung neuer und aktualisierter Dateien wächst die Wissensbasis gemeinsam mit dem Unternehmen. Gleichzeitig bildet sie eine technische Grundlage, auf der zukünftige KI-Anwendungen und Automatisierungen aufbauen können.
“Das Custom GPT ist für unser Team ein echter Gamechanger, weil es OpenWebUI mit unserem kompletten Produktwissen verbindet und dadurch jede Anfrage sofort sauber beantwortet”
Häufige Fragen
Neue und geänderte Dokumente werden in der zentralen Ablage automatisch erkannt und verarbeitet. Entfernte oder veraltete Inhalte können ebenfalls aus der Wissensbasis gelöscht werden, damit Mitarbeiter nicht dauerhaft auf überholte Informationen zugreifen.
Ja. Der Zugriff kann an bestehende Rollen und Berechtigungen angepasst werden. Dadurch erhalten Mitarbeiter nur Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Aufgaben verwenden dürfen.
Ja. Die Architektur kann auf einer kontrollierten, DSGVO-konformen Infrastruktur umgesetzt werden. Welche Hosting- und Modellkomponenten eingesetzt werden, richtet sich nach den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen des Unternehmens
Ja. Die zentrale Wissensbasis kann später auch als Grundlage für weitere Assistenten und Automatisierungen dienen, beispielsweise im Kundenservice, in der Angebotserstellung oder bei internen Auswertungen
Müssen Ihre Mitarbeiter Unternehmenswissen noch in Ordnern, Dateien und verschiedenen Dokumentversionen suchen?
Wir analysieren, welche Informationen in Ihrem Unternehmen regelmäßig benötigt werden und wie sich daraus eine zentrale, aktuelle und sicher nutzbare KI-Wissensbasis aufbauen lässt.